Cara Penggunaan ERP POS: Panduan Lengkap dari Login sampai Laporan & Accounting

ERP POS adalah aplikasi Enterprise Resource Planning yang mencakup modul POS (kasir), penjualan, pembelian, stok, delivery order, laporan, hingga accounting secara terintegrasi. Panduan ini dibuat untuk pemula: langkahnya runtut, jelas, dan langsung bisa dipraktikkan.

1. Login & Setup Awal

Bagian ini membahas cara masuk ke aplikasi dan mengatur identitas aplikasi (nama toko, logo, dan informasi perusahaan).

1.1 Langkah Pertama: Cara Login ke Aplikasi

Buka browser dan akses URL aplikasi (misalnya: http://localhost:8000 atau sesuai server Anda).
Anda akan diarahkan ke halaman Login.
Di form login, masukkan:
- Email atau Username: Anda bisa menggunakan email (contoh: admin@example.com) atau username (contoh: admin). Sistem akan otomatis mendeteksi format input.
- Password: masukkan password yang telah diberikan oleh administrator.
- Ingat Saya (opsional): centang jika ingin tetap login di browser ini.
Klik tombol Masuk. Jika kredensial benar, Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard.

Catatan: Jika login gagal, pastikan email/username dan password sudah benar. Sistem akan menampilkan pesan error jika kredensial tidak valid.

1.2 Mengganti Nama Aplikasi (Profil Toko/Perusahaan)

Setelah login, klik menu Aplikasi di sidebar (biasanya di bagian bawah menu atau pada header).
Di halaman Aplikasi, Anda akan melihat form untuk mengatur:
- Nama Aplikasi: ganti sesuai kebutuhan (misalnya: Toko ABC, Warung XYZ).
- Telepon: nomor telepon perusahaan/toko.
- Alamat: alamat lengkap perusahaan/toko.
- Logo (opsional): PNG, JPG, JPEG, WEBP, SVG.
- Logo Teks (opsional).
- Icon (opsional): untuk favicon.
- Background Login (opsional): gambar latar halaman login.
Klik tombol Simpan atau Update.
Nama aplikasi akan langsung terupdate di seluruh aplikasi (header, judul tab browser, dan halaman terkait).

Penting: Pastikan Anda memiliki hak akses untuk mengubah data aplikasi. Jika menu Aplikasi tidak muncul, hubungi administrator untuk memberikan akses.

2. Dashboard Analytics

Dashboard Analytics menampilkan ringkasan performa bisnis secara real-time: penjualan, pembelian, profit, peringatan stok, hingga aktivitas pengguna. Ini bagian yang biasanya bikin owner cepat “ngeh” kalau ada angka yang aneh.

2.1 Business Intelligence & Analytics Dashboard

KPI Cards: penjualan harian, pembelian, margin profit, total customer.
Interactive Charts: tren penjualan vs pembelian, pertumbuhan pendapatan.
Recent Transactions: daftar transaksi terbaru yang bisa diklik untuk melihat detail.
Stock Alerts: notifikasi stok minimum per cabang.
Financial Alerts: piutang & hutang yang mendekati jatuh tempo.
Agent Performance: peringkat agent, performa penjualan, dan tracking komisi.

2.2 Activity Logging & Audit

Real-time Logging: semua aktivitas user tercatat otomatis.
Audit Trail: login, transaksi, edit, dan hapus tercatat rapi.
Security Monitoring: pemantauan login gagal dan aktivitas mencurigakan.
Performance Tracking: response time, error logs, dan kesehatan sistem.
Export Logs: filter lalu export log untuk kebutuhan audit/compliance.

2.3 Agent Dashboard (Jika Login sebagai Agent)

Saldo fee saat ini
Total penjualan bulan ini
Komisi yang sudah didapat
Penarikan yang masih menunggu
Produk terlaris yang dijual
Rating kepuasan customer
Form penarikan saldo cepat
Performa dibanding target

3. POS (Point of Sale) & Barcode Scanner

Modul POS adalah kasir modern: cepat, minim salah input, dan terhubung langsung dengan stok serta laporan. Anda bisa input manual atau scan barcode.

3.1 Fitur POS Modern

Barcode Scanner: scan produk otomatis atau input manual.
Customer Management: pilih customer lama atau tambah customer baru langsung.
Real-time Stock: cek stok secara real-time saat transaksi.
Multi-payment: pembayaran tunai, tempo, atau transfer.
Print Receipt: kompatibel dengan printer struk thermal.
Order History: riwayat transaksi per customer.

3.2 Sistem Barcode

Setup Barcode di Master Barang:

Buka menu Barang lalu Edit produk.
Isi field Barcode dengan kode unik.
Klik Cetak Barcode untuk generate PNG.

Scanning di POS:

Masuk ke menu POS.
Scanner akan mendeteksi input secara otomatis pada field pencarian.
Produk akan masuk ke keranjang dan sistem memvalidasi stok secara otomatis.

Batch Barcode Print:

Cetak semua barcode sekaligus.
Format PNG siap tempel di produk.
Kompatibel dengan label printer.

Tips: Gunakan barcode scanner wireless agar proses kasir lebih cepat dan antrian tidak jadi “event tahunan”.

4. Transaksi Lengkap & Delivery Order

ERP mendukung proses end-to-end: penjualan reguler, delivery order (DO), pembelian, dan retur. Cocok untuk bisnis yang punya alur operasional rapi.

4.1 Penjualan Reguler

Langkah Input:

Buka menu Penjualan lalu klik Tambah.
Pilih Customer, Sales, dan Cabang.
Tambahkan barang dengan validasi stok real-time.
Atur diskon dan PPN per item bila diperlukan.
Pilih metode pembayaran: Tunai atau Tempo.
Simpan untuk membuat nomor faktur otomatis.

Fitur Lanjutan:

Validasi batas jual per customer
Konversi satuan otomatis
Perhitungan fee agent otomatis
Stok multi-cabang bisa dicek saat transaksi

4.2 Delivery Order (DO)

Proses DO:

Buka menu Delivery Order lalu klik Tambah.
Pilih nomor penjualan.
Sistem memuat detail penjualan otomatis.
Input jumlah yang akan dikirim.
Simpan untuk membuat nomor DO otomatis.
Cetak DO untuk driver.

Tracking & Status:

Status: Draft, Approved, Delivered
Penerimaan DO di cabang tujuan
Stok otomatis terupdate saat diterima
Mendukung integrasi dengan sales route

4.3 Pembelian & Return Management

Pembelian:

Input supplier dan detail barang
Perhitungan harga supplier dan PPN
Stok otomatis bertambah
Tracking hutang dagang untuk pembelian tempo

Return System:

Retur Penjualan: berdasarkan nota penjualan
Retur Pembelian: berdasarkan nota pembelian ke supplier
Penyesuaian stok otomatis
Jurnal retur tercatat otomatis

5. Modul Penjualan & POS

Modul ini digunakan untuk transaksi penjualan yang lebih detail (sales) dan transaksi cepat (kasir POS).

5.1 Penjualan (Transaksi Penjualan) - Langkah Detail

Klik menu Penjualan lalu klik Tambah.
Isi header transaksi:
- Customer: pilih dari dropdown (harus sudah ada di Master Data).
- Sales: pilih sales (opsional).
- Cabang: default sesuai user login.
- Tanggal: default hari ini (tidak bisa backdate, kecuali diizinkan sistem).
Tambahkan barang ke tabel:
- Pilih barang dari dropdown.
- Sistem menampilkan stok sesuai sales/cabang yang dipilih.
- Pilih satuan (Kg, Drum, Jerigen, dan lain-lain).
- Isi kuantitas, sistem memvalidasi batas minimal/maksimal:
  - Jika min_penjualan = 3, kuantitas harus minimal 3.
  - Jika max_penjualan = 10, kuantitas maksimal 10.
  - Jika max_penjualan = 0, tidak ada batas maksimum.
- Isi harga per satuan (format Rupiah: 50.000).
- Isi diskon (opsional) dan pilih status PPN.
- Subtotal dihitung otomatis: (Harga x Kuantitas) - Diskon + PPN.
Periksa total dan pilih metode pembayaran:
- Tunai: transaksi lunas.
- Tempo: transaksi kredit, isi tanggal jatuh tempo.
Klik Simpan. Sistem akan mengurangi stok, mencatat piutang (jika tempo), dan membuat nomor faktur otomatis.

5.2 POS (Point of Sale)

Klik tombol POS di header untuk masuk ke kasir.
Cari barang dengan scan barcode atau ketik nama, lalu tambahkan ke keranjang.
Atur kuantitas dan diskon per item (batas jual tetap divalidasi).
Pilih customer (bisa tambah melalui form cepat), lalu tentukan metode pembayaran.
Simpan dan cetak struk. Data otomatis masuk ke laporan dan stok terupdate.

Catatan: Jika ada data yang tidak valid, sistem menampilkan pesan kesalahan yang jelas agar mudah diperbaiki.

6. Modul Pembelian

Modul Pembelian digunakan untuk mencatat pembelian barang dari supplier, termasuk pembelian tunai maupun tempo (hutang dagang).

6.1 Langkah Input Pembelian - Detail

Klik menu Pembelian lalu klik Tambah.
Isi header pembelian:
- Supplier: pilih dari Master Data.
- Cabang: cabang penerima barang (default sesuai user login).
- Tanggal: default hari ini (tidak bisa backdate, kecuali diizinkan sistem).
Tambahkan barang:
- Pilih barang dari dropdown.
- Pilih satuan pembelian (Drum, Kg, dan lain-lain).
- Isi kuantitas.
- Isi harga sesuai invoice supplier (contoh: 500.000).
- Isi diskon (opsional) dan status PPN.
- Subtotal dihitung otomatis.
Periksa total pembelian, lalu pilih metode pembayaran:
- Tunai: langsung lunas.
- Tempo: kredit, isi tanggal jatuh tempo.
Klik Simpan. Sistem menambah stok, mencatat hutang (jika tempo), dan membuat nomor faktur otomatis.

6.2 Retur Pembelian & Retur Penjualan

Retur Pembelian:

Buka menu Retur Pembelian lalu klik Tambah.
Di field Nota Pembelian, ketik nomor nota untuk mencari.
Sistem mencari secara real-time. Jika tidak ditemukan, muncul pesan Nota tidak terdaftar.
Pilih nota yang ditemukan, lalu pilih barang dan jumlah yang diretur.

Retur Penjualan:

Buka menu Retur Penjualan lalu klik Tambah.
Di field Nota Penjualan, ketik nomor nota untuk mencari.
Sistem mencari secara real-time. Jika tidak ditemukan, muncul pesan Nota tidak terdaftar.
Pilih nota yang ditemukan, lalu pilih barang dan jumlah yang diretur.

Penting: Pencarian nota menggunakan AJAX untuk performa yang lebih baik. Ketik minimal 1 karakter untuk memulai pencarian.

7. Stok, Transfer & Persediaan

Fitur stok membantu memantau ketersediaan barang per cabang serta mendukung konversi satuan otomatis.

7.1 Transfer Barang Antar Cabang

Buka menu Transfer lalu klik Tambah.
Pilih Dari Cabang dan Ke Cabang.
Untuk tiap baris barang:
- Pilih barang dari dropdown.
- Lihat stok pada kolom stok sesuai cabang asal.
- Isi jumlah yang akan dikirim lalu simpan.
Setelah disimpan, stok berkurang di cabang asal dan bertambah di cabang tujuan.

7.2 Laporan Stok Barang

Stok ditampilkan dalam satuan terkecil (misalnya Kg). Satuan lain dikonversi otomatis sesuai rasio pada data satuan barang.
Export Excel menampilkan angka yang sama dengan tampilan (sudah mengikuti konversi).
Gunakan filter cabang, barang, dan golongan untuk fokus ke stok tertentu.

8. Input Master Data

Master Data adalah pondasi. Jika inputnya rapi, transaksi dan laporan akan otomatis rapi juga.

8.1 Input Customer

Buka menu Customer lalu klik Tambah.
Isi data customer:
- Nama (wajib)
- NIK (opsional)
- No. HP (opsional)
- Alamat Toko (opsional)
- Cabang (opsional, default Pusat)
- Max Bon: batas jumlah faktur tempo (contoh: 5).
- Max Nominal: batas total piutang dalam Rupiah (contoh: 5.000.000).
Klik Simpan. Customer siap dipakai di Penjualan.

8.2 Input Supplier

Buka menu Supplier lalu klik Tambah.
Isi data supplier:
- Nama (wajib)
- No. HP (opsional)
- Alamat (opsional)
- Cabang (opsional)
Klik Simpan. Supplier siap dipakai di Pembelian.

8.3 Input Barang

Buka menu Barang lalu klik Tambah.
Isi data dasar barang:
- Nama Barang (wajib)
- Golongan Barang (wajib, buat dulu jika belum ada)
- Foto (opsional)
- Barcode (opsional)
Setelah simpan, buka detail barang untuk menambahkan:
- Satuan (Kg, Drum, Jerigen, dan lain-lain)
- Rasio Konversi (contoh: 1 Drum = 200 Kg)
- Harga per satuan (opsional)
- Min Penjualan (contoh: minimal 3)
- Max Penjualan (contoh: maksimal 10, atau 0 tanpa batas)
- Stok Minimum per cabang (opsional, untuk notifikasi)
Simpan perubahan. Barang siap dipakai di transaksi.

8.4 Input Sales

Buka menu Sales lalu klik Tambah.
Isi data sales:
- Nama (wajib)
- Tipe (misalnya Sales Kanvas untuk penjualan keliling)
- No. HP (opsional)
- Alamat (opsional)
Simpan. Sales bisa digunakan di Penjualan dan Transfer.

8.5 Input Cabang (Opsional)

Jika menggunakan multi-cabang, buka menu Cabang lalu tambah cabang baru.
Isi nama cabang dan simpan. Cabang akan muncul di dropdown transaksi.

9. Laporan

Laporan di ERP bisa ditampilkan di layar, difilter sesuai kebutuhan, lalu diexport ke Excel atau dicetak.

9.1 Jenis Laporan

Laporan Penjualan per Transaksi dan per Barang
Laporan Pembelian, Retur Penjualan, Retur Pembelian
Laporan Stok Barang (dengan konversi satuan)
Laporan Neraca (jika diaktifkan)

9.2 Cara Menggunakan Laporan & Hasil Akhir

Pilih menu laporan yang diinginkan (contoh: Laporan Penjualan per Transaksi).
Isi filter:
- Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir
- Cabang (opsional)
- Customer (opsional)
- Barang (opsional)
Klik Tampilkan atau Cari.
Hasil laporan muncul sebagai tabel, lengkap dengan total dan grand total.
Klik nomor transaksi untuk melihat detail lengkap.
Klik Export Excel atau Cetak untuk mengunduh Excel (.xlsx) atau PDF.

Catatan: File Excel berisi data yang sama persis seperti tampilan layar, termasuk format Rupiah dan konversi satuan pada laporan stok.

10. Accounting Lengkap & Jurnal Umum

ERP mendukung sistem accounting double-entry. Sebagian besar jurnal tercatat otomatis dari transaksi, dan Anda juga bisa menambahkan jurnal manual.

10.1 Chart of Accounts (COA)

Hierarki Akun:

Akun utama: Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense
Sub-akun: struktur hierarki dengan indentasi visual
Golongan akun dan kode unik per golongan

Manajemen Akun:

Buka menu Daftar Akun lalu klik Tambah.
Pilih golongan akun.
Isi kode dan nama akun.
Pilih parent (opsional) untuk membuat hierarki.
Simpan. Saldo awal akan tersusun mengikuti laporan.

10.2 Jurnal Umum

Jurnal Otomatis (Contoh Umum):

Penjualan Tunai: Debit Kas/Bank, Kredit Pendapatan
Penjualan Tempo: Debit Piutang, Kredit Pendapatan
Pembelian Barang (Persediaan): Debit Persediaan, Kredit Hutang/Kas
Retur: pembalikan jurnal otomatis sesuai transaksi asal
Pembayaran Piutang/Hutang: menutup saldo piutang/hutang sesuai pembayaran

Jurnal Manual:

Buka menu Jurnal lalu klik Tambah.
Pilih tanggal (boleh backdate jika diizinkan sistem).
Isi deskripsi transaksi.
Tambah baris Debit dan Kredit hingga seimbang.
Sistem memvalidasi balance otomatis dan membuat nomor jurnal.

10.3 Buku Besar & Laporan Keuangan

Buku Besar:

General Ledger untuk semua akun
Buku Besar Piutang Dagang
Buku Besar Hutang Dagang
Filter periode dan akun
Export Excel dengan format accounting

Laporan Keuangan:

Neraca (Balance Sheet)
Laba Rugi (Profit & Loss)
Neraca Lajur (Work Sheet)
Arus Kas (Cash Flow)
Modal (Equity Statement)

10.4 Hutang & Piutang Dagang

Piutang Dagang:

Tracking semua penjualan tempo
Pengingat jatuh tempo
Pembayaran sebagian atau lunas
Riwayat pembayaran lengkap

Hutang Dagang:

Tracking semua pembelian tempo
Pengaturan jadwal pembayaran
Monitoring pembayaran supplier
Laporan outstanding balance

11. Agent & Fee System

Jika bisnis Anda memakai agent/sales dengan komisi, modul ini membantu perhitungan fee otomatis, tracking performa, dan proses pencairan saldo.

11.1 Setup Agent System

Buka menu User lalu tambah/edit user.
Aktifkan status agent (misalnya Is Agent).
Atur permissions sesuai kebutuhan.
Agent akan memiliki dashboard khusus.

Dashboard Agent Menampilkan:

Saldo fee real-time
Total penjualan bulan berjalan
Riwayat komisi per transaksi
Form pencairan online

11.2 Fee Calculation & Tracking

Saat transaksi penjualan/POS, pilih agent dari dropdown.
Input persentase fee (contoh: 5%).
Sistem menghitung otomatis: Total x (Fee% / 100).
Fee langsung menambah saldo agent dan tercatat di laporan.

Tracking & Reports:

Laporan list agent (ringkasan performa)
Detail per agent (riwayat transaksi & komisi)
Commission summary per periode
Ranking agent berdasarkan penjualan

11.3 Sistem Pencairan Saldo

Request dari Agent:

Agent login ke dashboard.
Buka form pencairan, input jumlah (tidak boleh melebihi saldo).
Pilih metode pencairan (tunai/transfer) lalu submit.
Status menjadi Menunggu.

Approval oleh Admin:

Admin membuka menu pencairan untuk melihat daftar request.
Admin review detail dan menyetujui request.
Saldo agent otomatis berkurang.
Bukti pencairan bisa dicetak, dan semua aktivitas tercatat di audit log.

Penutup: Cara Cepat Menguasai ERP POS

Jika baru pertama kali menggunakan, ikuti urutan ini agar cepat paham:

Login lalu atur identitas aplikasi
Input master data (barang, customer, supplier, sales, cabang)
Coba transaksi di POS (scan barcode atau input manual)
Pelajari penjualan reguler, pembelian, DO, transfer, dan retur
Cek laporan dan biasakan export Excel untuk kontrol
Aktifkan accounting jika butuh laporan keuangan lengkap

Dengan alur yang rapi, ERP POS membantu operasional lebih cepat, stok lebih aman, dan laporan lebih bisa dipercaya untuk keputusan bisnis.

Cek di sini:
ERP POS